ثبت نام از تاريخ 1398/03/18 تا 1398/03/27 می باشد، و نتایج قرعه كشي از تاريخ 1398/03/30 در سایت لبیک قابل رؤیت خواهد بود.
اعزام عتبات دانشگاهیان در این دوره ازتاریخ 1398/04/27 آغاز و تا 1398/07/15 ادامه خواهد داشت.
هر فرد می تواند در هنگام ثبت نام، دو اولویت متفاوت برای تاریخ سفر خود انتخاب نماید. که تاریخ های قابل انتخاب براساس نوع تشرف(دختر و پسر دانشجو) و استان محدود خواهد بود.
با توجه به اینکه برای هر تاریخ اعزام، قرعه کشی مجزا صورت خواهد پذیرفت، بنابراین برای بالا بردن شانس قرعه کشی از انتخاب کاروان های پر متقاضی (مانند ایام عرفه)، خودداری فرمائید.

به دلیل ارتباط مستقیم هزینه سفر با نرخ ارز،هزینه سفر در طول بازه اعزام ثابت نبوده و با افزایش و یا کاهش احتمالی نرخ ارز متغیر می باشد. هزینه کاروان های عتبات دانشگاهیان برای کاروان های هوایی 3,300,000 تومان تا 3,500,000 تومان و زمینی 1,700,000 تومان تا 1,900,000 تومان خواهد بود، که نرخ هر استان با توجه به دوری و نزدیکی به مرز، متفاوت می باشد. هزینه دقیق سفر پس از اعلام سازمان حج نهائی می شود.

کاروان های مناسبتی ایام عرفه (13 الی 20 مرداد)، بنا بر تصمیم سازمان حج و زیارت؛ حدود 15 درصد افزایش قیمت خواهد داشت. 

نکته بسیار مهم: مبلغ تقریبی هزینه سفر اعلام شده با توجه به ارز سامانه نیما(حدود 108000ریال) محاسبه شده است و احتمال افزایش یا کاهش هزینه ها در طول بازه اعزام وجود خواهد داشت. همچنین با توجه به وضعیت ناپایدار در اعزام هوایی اکثر استانها (خصوصاً ایستگاه های شیراز و ساری)؛ احتمال تغییر زمان حرکت زیاد می باشد. و یا در صورت لغو پرواز توسط شرکت هواپیمایی؛ سفر به صورت زمینی انجام خواهد شد. تاریخ و هزینه سفر طی بازه ای 14 روزه از زمان شروع اعزام تا انتهای دوره بروز رسانی گردیده و از طریق سامانه و پیام کوتاه به اطلاع زائرین گرامی خواهد رسید.
کاروانهای در نظر گرفته شده برای دانشگاهیان در قالب کاروان های حج و زیارت بوده و درجه آن در اعزام های هوایی A و در اعزام های زمینی C می باشد. همچنین قیمت کاروان های دانشجویی نسبت به کاروان های عادی سازمان حج و زیارت (در مقایسه کاروان های هم درجه و هم ردیف آن) کمی ارزانتر می باشد.
مدت سفر هفت شب؛ شامل سه شب نجف، سه شب کربلا و یک شب کاظمین(زیارت سامرا به صورت عبوری) می باشد.

کلیه دانشگاهیان اعم ازاساتید، دانشجویان و کارمندان دانشگاه ها می توانند درثبت نام عتبات دانشگاهیان شرکت نمایند.
کلیه دانشگاهیان می توانند به صورت فردی و یا در صورت تمایل تا سه نفر همراه : شامل همسر و دو فرزند را نیز به همراه خود ثبت نام نمایند. دراین دوره نیز، امکان ثبت نام فردی و مجردی برای دختران و بانوان دانشگاهی مقدور می باشد.
اعزام پدر و مادر به همراه دانشگاهیان به هیچ عنوان مقدور نمی باشد.
دفتر زیارتی اعزام كننده از استان محل تحصیل و یا تدریس خواهد بود. به دلیل اینکه تعیین کاروان و تاریخ اعزام، توسط شخص زائر صورت می گیرد، امکان جابه جائی درمراحل بعدی وجود نخواهد داشت.
اعزام دانشگاهیان با توجه به دوری و نزدیکی استان ها به مرز؛به صورت زمینی و یا هوایی صورت می گیرد و در برخی استان های بزرگتر هر دو نوع اعزام موجود است.
دانشجوی متقاضي مي‌بايست در هنگام ثبت نام مشغول به تحصيل باشد و برای اساتید و كارمندان محترم، داشتن شماره حکم کارگزینی الزامی است.
افرادی که قبلاً با کاروان‌های عمره یا عتبات دانشجويی (دانشگاهیان) مشرف شده‌اند منعی برای ثبت نام و تشرف در قالب کاروان‌های عتبات دانشگاهیان را نخواهند داشت.
قبل از ثبت نام همراهان با ایشان مشورت کرده و پس از اطمینان از تمایل آنها برای سفرثبت نام نمایید .در ضمن وارد کردن کد ملی حقیقی و منطبق با ثبت احوال اجباری می باشد.
با توجه به مستقل بودن حج و زیارت کاشان از استان اصفهان و تعداد زیاد درخواست اعزام از این شهر، متقاضیان می توانند در گزینه انتخاب استان ،کاشان را انتخاب و از اعزام با کاروانهای دانشگاهی این شهر بهره مند گردند.

توجه: متقاضیان اعزام از استان هایی که امکان پرواز از استان ایشان نمی باشد، به شرح جدول ذیل از ایستگاه های پروازی اعزام خواهند شد:

با مساعدت بانک ملت، به کلیه زائرین(اعم از اساتید؛ دانشجویان و کارمندان)، تسهیلات قرض الحسنه به مبلغ 30 میلیون ریال برای کاروان های هوائی و 15 میلیون ریال برای کاروان های زمینی با بازپرداخت 18 ماهه (کارمزد 4 درصد) اعطا خواهد شد. 
تسهیلات بانک ملت به یک نفر همراه(فقط همسر) نیز تعلق خواهد گرفت.

همچنین طبق تفاهم نامه با صندوق رفاه وزارت علوم؛ دانشجویان دانشگاه های زیرمجموعه وزارت علوم می توانند به جای استفاده از تسهیلات بانک ملت از تسهیلات این صندوق استفاده نمایند. مبلغ تسهیلات برای دانشجویان مجرد، 10 میلیون و دانشجویان متاهل، 15 میلیون ریال می باشد.
ازجمله مزایای عتبات دانشگاهیان یکدست دانشگاهی بودن اعضاء کاروان؛ برنامه های فرهنگی ویژه برای دانشگاهیان در سفر، اعطاء تسهیلات قرض الحسنه، وهمچنین سهولت اخذ مجوز خروج از کشور مشمولین(که نیازی به مراجعه خود شخص به نظام وظیفه و ارائه وثیقه و سایر موارد نیست و این کار توسط ستاد عمره و عتبات دانشگاهیان طبق ضوابط مندرج در دفترچه راهنما صورت می گیرد) می باشد.

نحوه ثبت نام:

ثبت نام به صورت اینترنتی و از طریق پایگاه اینترنتی لبیک به نشانی https://www.labbayk.ir انجام می پذیرد.