الف- اعضای هیات علمی  که منتقل، بازنشسته، بازخرید و یا به ماموریت بیش از 3 ماه اعزام می‌شوند و یا به هر دلیل به خدمت آنها خاتمه داده می‌شود باید با کتابخانه مرکزی تسویه حساب نماید. 

ب- دانشجویان در پایان هر مقطع تحصیلی و نیز هنگام تغییر وضعیت تحصیلی نظیر انتقال، انصراف و یا نظایر آن باید با کتابخانه مرکزی تسویه حساب کنند.

ج- کارکنان رسمی، پیمانی ، قراردادی و شرکتی دانشگاه که به سازمان دیگر منتقل، بازنشسته یا بازخرید می‌شوند و یا به هر دلیل به خدمت آن‌ها پایان داده می‌شود، باید با کتابخانه مرکزی تسویه حساب کنند.